BAB I
Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Masalah
Manajemen adalah kebiasaan yang dilakukan secara sadar dan terus menerus membentuk organisasi formal, dan seni membuat keputusan merupakan pusat melakukan hal itu. Mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan adalah bagian penting dari pekerjaan setiap manajer hal ini merupakan pengambilan keputusan. Dalam manajemen, pengambilan keputusan merupakan hal yang sangat penting, suatu keputusan bisa mempengaruhi masa depan suatu organisasi. Informasi dalam kasus ini sangat penting sebagai dasar pengambilan keputusan mereka, oleh karena itu Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasi untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap-tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda pula. Oleh karena itu untuk dapat menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang sistem informasi harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
1.2. Batasan Masalah
Dalam makalah yang berjudul Pengambilan Keputusan ini penulis hanya akan membahas mengenai komponen pendukung pengambilan keputusan, sistem informasi yang dibutuhkan,model dan langkah pengambilan keputusan .Adapun kegiatan manajemen dikategorikan sebagai berikut:
1.Proses evaluasi lingkungan luar organisasi
Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas harus pandai mengevaluasinya, harus dapat bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan yang diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan. Waktu dan hubungan manusia merupakan elemen yang amat penting dalam proses pembuatan keputusan. Menghubungkan keadaan masa kini dengan tindakan yang akan diambil organisasi ke dalam masa depan. Pengambilan keputusan juga menggunakan masa lalu. Tujuan untuk masa depan sebagian didasarkan pada pengalaman masa lalu. Seorang manajer tidak akan membuat keputusan terpisah. Keputusan yang diambil harus baik di dalam dan diluar organisasi, karena keputusan yang diambil juga tidak hanya mempengaruhi untuk bisnis tetapi juga berkaitan dengan reputasi dan kehormatan.
2.Penetapan tujuan
Apa yg igin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dalam waktu lima tahun menjadi penjual terbesar di dalam industri dengan menguasai 60% pasar.
3.Penentuan strategi
Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumber-sumber daya dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih .
BAB II
Pembahasan
2.1. Sistem informasi dalam manajemen
Sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien adalah pengendalian manajemen. Ini merupakan tingkatan taktik, yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka pendek kurang lebih dalam kurun waktu satu tahun. Proses pengendalian manajemen terdiri dari pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis. Pengendalian operasi merupakan sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen. Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.
Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yang berguna dalam menentukan tindakan yang diambil. Sistem informasi menyediakan tiga macam tipe informasi yaitu:
Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information): informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
Informasi pengarahan perhatian (attention directing information): membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang Iterjadi.
Informasi pemecahan masalah (Problem Solving information): informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya.
Problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas. Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda-beda, dibutuhkan informasi yang berbeda-beda pula, hal ini yang disebut karakteristik informasi. Karakteristik informasi ini antara lain :
Kepadatan Informasi: untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci (detail) dan kurang padat, karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring (terfilter), lebih ringkas dan padat.
Luas Informasi: untuk manjemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik ini yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yg luas.
Frekuensi informasi: untuk manajemen tingkat bawah frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. Manajemen tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), karena manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas.
Waktu Informasi: untuk manajemen tingkat bawah informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis, karena digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu informasi lebih ke masa depan berupa informasi prediksi karena digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yang menyangkut nilai masa depan.
Akses Informasi: manajemen level bawah membutuhkan informasi yang periodenya berulang-ulang, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses informasi tidak dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk level lebih tinggi, periode inforamsai yg dibutuhkan tidak jelas, sehingga manajer-manajer tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil informasi kapan saja mereka membutuhkan.
Sumber Informasi: karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian internal perusahaan, maka manajer-manajer tingkat bawah lebih membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, sehingga membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal perusahaan.
Masalah yang berbeda membutuhkan tipe pembuatan keputusan yang berbeda pula. Pengambilan keputusan merupakan proses identifikasi permasalahan dan peluang, kemudian menyelesaikannya. Keputusan manajemen umumnya dibagi dalam dua kategori:
Keputusan terprogram meliputi situasi yang timbul cukup sering untuk membuat aturan pengambilan keputusan dikembangkan dan diaplikasikan di masa depan.keputusan terprogram dibuat sebagai respon terhadap permasalahan yang timbul di organisasi. Sebagai contoh: keputusan memesan kembali kertas dan perlengkapan kantor lainnya saat persediaan menurun merupakan keputusan terprogram.
Keputusan tidak terprogram diambil sebagai respon dari situasi yang unik, tidak terjelaskan dengan baik dan sebagian besar tidak terstruktur, dan memiliki konsekuensi penting bagi organisasi. Banyak keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya tinggi dan keputusan bersifat kompleks. Contohnya adalah keputusan untuk membangun pabrik baru, mengembangkan produk atau layanan baru.
Perbedaan utama antara keputusan terprogram dan tidak terprogram berkaitan dengan tingkat kepastian dan ketidakpastian yang dihadapi manajer dalam mengambil keputusan. Kepastian berarti seluruh informasi yang dibutuhkan pengambil keputusan tersedia. Manajer mempunyai informasi dalam kondisi operasi, biaya atau batasan sumber daya.
2.2. Model Pengambilan Keputusan
Pendekatan yang digunakan manajer untuk mengambil keputusan dibagi dalam tiga jenis yaitu model klasik, administratif, dan politis. Model klasik dari pengambilan keputusan didasarakan pada asumsi ekonomi. Model ini timbul pada literatur manajemen karena manajer diharapkan untuk mengambil keputusan yang rasional secara ekonomis dan kepentingan ekonomi terbaik organisasi. Model klasik dari pengambilan keputusan dipertimbangkan sebagai hal normatif yang berarti model ini mendefinisikan bagaimana pengambil keputusan sebaiknya membuat keputusan.
Model administratif dari pengambilan keputusan menggambarkan bagaimana manajer sesungguhnya membuat keputusan di situasi yang sulit, seperti yang dikarakteristikkan oleh keputusan tidak terprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas, Banyak keputusan manajemen tidak cukup terprogram untuk membantu mereka dalam kuantifikasi dalam bentuk apapun. manajer tidak mampu membuat keputusan ekonomi yang rasional bahkan jika mereka menginginkannya.
Model administratif dari pengambilan keputusan didasarkan oleh teori Herbert A. Simon mengusulkan dua konsep yang instrumental dalam pembentukan model administratif: rasionalitas terbatas dan pemenuhan/memadai.
Model administratif dianggap sebagai deskriptif berarti bahwa model ini menjelaskan bagaimana manajer sesungguhnya mengambil keputusan dalam situasi yang kompleks dibandingkan dengan mendikte bagaimana mereka seharusnya mengambil keputusan menurut kondisi ideal dan teoritis.
Aspek lain dari pengambilan keputuusan administratif adalah intuisi. Intuisi melambangkan penggambaran singkat dari situasi sebuah keputusan berdasarkan pengalaman masa lalu namun tanpa pikiran yang sadar. Pengambilan keputusan intuitif bukannya berubah-ubah atau tidak masuk akal, karena didasarkan pada praktik bertahun-tahun dan pengalaman langsung yang membuat manajer dapat dengan cepat mengidentifikasi solusi tanpa harus melalui perhitungan yang melelahkan.
Model politis dari pengambilan keputusan berguna dalam pembuatan keputusan tidak terprogram ketika kondisi tidak pasti, informasi terbatas, dan terdapat ketidaksepakatan antara manajer tentang tujuan mana yang harus dicapai atau arah tindakan apa yang harus diambil. Manajer sering terlibat dalam pembentukan koalisi untuk membuat keputusan organisasi yang kompleks. Koalisi merupakan pembentukan aliansi informal diantara manajer yang memiliki tujuan tertentu. Tanpa koalisi, individu atau kelompok yang kuat dapat mengganggu proses pengambilan keputusan. Koalisi memberi sejumlah manajer kesempatan untuk berkontribusi pada pengambilan keputusan, meningkatkan komitmen mereka pada alternatif yang akhirnya akan digunakan.
2.3. Masalah dan Peluang Menemukan
Pembuatan keputusan berhubungan dengan masalah. Suatu masalah muncul kalau keadaan sebenarnya berbeda dari keadaan yang diinginkan. Dalam banyak hal, suatu masalah mungkin adalah peluang yang tersembunyi. Masalah yang dikeluhkan pelanggan mengenai lambatnya penyerahan barang pesanan, misalnya, dapat juga dilihat sebagai suatu kesempatan untuk mendesain ulang proses produksi dan pelayanan kepada pelanggan. Karena manajer menghadapi banyak masalah dan kesempatan. William Pounds mengatakan bahwa proses menemukan masalah sering kali informal dan intuitif. Empat macam situasi biasanya memberi peringatan kepada manajer tentang kemungkinan adanya masalah yaitu:
Deviasi dari pengalaman masa lalu berarti pola prestasi sebelumnya dalam organisasi terlampaui. Penjualan tahun ini jatuh di bawah tahun lalu; biaya tiba tiba naik; jumlah karyawan yang keluar naik. Peristiwa seperti ini memberikan sinyal kepada manajer bahwa ada masalh yang telah berkembang.
Deviasi dari rencana yang ditetapkan berarti proyeksi atau harapan manajer tidak terpenuhi. Tingkat laba lebih rendah daripada yang diantisipasi; anggaran dari sebuah departemen kurang; sebuah proyek tidak sesuai dengan jadwal. Peristiwa seperti itu memberi tahu manajer bahwa ada yang harus dilakukan untuk mengembalikan rencana ke jalur semula.
Orang lain sering kali memberi tahu masalah kepada manajer. Pelanggan mengeluh mengenai keterlambatan penyerahan barang; manajer dari tingkat yang lebih tinggi menentukan standar prestasi yang baru untuk departemen manajer bersangkutan; karyawan mengundurkan diri. Banyak keputusan yang sehari-hari dibuat oleh manajer menyangkut masalah yang disebabkan oleh orang lain.
Prestasi pesaing dapat juga menciptakan situasi pemecahan masalah. Kalau perusahaan lain mengembangkan proses baru atau ada perbaikan dalam prosedur pengoperasian, manajer mungkin harus mengevaluasi ulang proses atau prosedur dalam organisasinya.
Para manajer yang waspada sering kali menyadari ada masalah cukup dini. Suatu penelitian oleh Marjorie A. Lyles dan Ian I. Mitroff memasukkan data sejarah kasus manajer tingkat tinggi dari organisasi besar. Delapan puluh persen dari para manajer ini berkata mereka telah menyadari adanya masalah besar sebelum masalah itu muncul dalam laporan keuangan atau dalam bentuk indikator formal yang lain dan bahkan sebelum masalah itu dilaporkan kepada mereka oleh orang lain. “komunikasi informal dan intuisi” menjadi sumber informasi mereka. Menemukan masalah tidak selalu langsung. Sara Kiesler dan Lee Sproull menunjukkan beberapa kesalahan paling umum yang dibuat manajer dalam merasakan masalah. Mereka menguraikan tiga kategori umum mengenai jebakan yang sering dijumpai ioleh manajer: peristiwa yang berkaitan dengan asosiasi yang salah, peristiwa yang berkaitan dengan harapan yang keliru, serta persepsi diri yang keliru dan citra sosial.
Kesempatan yang dilewatkan dapat menciptakan masalah bagi organisasi, dan kesempatan sering kali ditemukan sementara mendalami masalah. David B. Gleicher mendifinisikan suatu masalah sebagai sesuatu yang membahayakan kemampuan organisasi untuk mencaai tujuannya, dan suatu kesempatan adalah sesuatu yang menawarkan tantangan untuk mencapai tujuan. Metode menanyakan dialektik kadang-kadang disebut juga metode yang didukung setan, bermanfaat dalam memecahkan masalah dan menemukan kesempatan.
2.4. Langkah Pengambilan Keputusan
Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan yaitu:
Intelligence adalah pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.
Design adalah tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif-alternatif pemecahan masalah.
Choice adalah tahap memilih dari solusi dari alternatif-alternatif yg disediakan.
Implementation adalah tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.
Ada beberapa langkah dalam proses pengambilan keputusan antara lain; Pengenalan persyaratan keputusan; diagnosa dan analisis penyebab; pengembangan alternatif; pemilihan alternatif yang diinginkan: implementasi alternatif yang dipilih; evaluasi dan umpan balik. Dalam pengambilan keputusan harus memperhatikan beberapa hal yaitu:
Menetapkan prioritas.
Apakah masalah tersebut mudah ditangani?
Apakah masalah itu akan selesai dengan sendirinya kalau dibiarkan?
Apakah ini keputusan yang akan saya buat?
Dalam membuat keputusan, semua manajer harus memberi bobot pada alternatif, banyak diantaranya yang menyangkut peristiwa pada masa depan yang sulit diramalkan. Situasi pembuat keputusan sering kali dikategorikan dalam suatu kesatuan yang berkisar dari kepastian, risiko sampai pada ketidakpastian. Kepastian adalah kondisi dimana kita mengetahui tujuan kita dan mempunyai informasi yang akurat, dapat diukur dan diandalkan mengenai hasil dari setiap alternatif yang kita pertimbangkan.
Dalam pengambilan keputusan juga tidak lepas dari Risiko. Risiko terjadi kalau kita tidak dapat memperkirakan hasil alternatif dengan kepastian, tetapi kita mempunyai cukup informasi untuk memperkirakan probabilitas hasilnya akan mengarah pada keadaan yang diinginkan. Ketidakpastian adalah kondisi dimana hanya sedikit yang diketahui mengenai alternatif atau hasilnya. Manajer memberi bobot pilihan yang tersedia dan menghitung tingkat risiko optimal disebut menggunakan model rasional pembuatan keputusan. Model ini amat berguna dalam membuat keputusan tidak terprogram. Konsep ini membantu manajer melangkah lebih jauh, asumsi bahwa sudah ada penyelesaian yang jelas dan hanya menunggu untuk ditemukan.
Adapun proses mendasar dari pembuatan keputusan rasional menyangkut empat tahap yaitu pengamatan situasi; kembangkan alternatif; mengevaluasi alternatif dan memilih yang terbaik; implementasikan keputusan dan monitor hasil.
DAFTAR PUSTAKA
1. Stoner, James A F, Freeman, E edward dan Gilbert Jr, Daniel R. Manajemen Jilid I edisi indonesia. Jakarta: PT Indeks, Gramedia grup, 1996
2. Daft, Richard L. Manajemen Edisi 6. Jakarta: Salemba Empat, 2007
3. Tisnawatie, Ernie dan Saeful, Kurniawan, Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana, 2008
Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Masalah
Manajemen adalah kebiasaan yang dilakukan secara sadar dan terus menerus membentuk organisasi formal, dan seni membuat keputusan merupakan pusat melakukan hal itu. Mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan adalah bagian penting dari pekerjaan setiap manajer hal ini merupakan pengambilan keputusan. Dalam manajemen, pengambilan keputusan merupakan hal yang sangat penting, suatu keputusan bisa mempengaruhi masa depan suatu organisasi. Informasi dalam kasus ini sangat penting sebagai dasar pengambilan keputusan mereka, oleh karena itu Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasi untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap-tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda pula. Oleh karena itu untuk dapat menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang sistem informasi harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
1.2. Batasan Masalah
Dalam makalah yang berjudul Pengambilan Keputusan ini penulis hanya akan membahas mengenai komponen pendukung pengambilan keputusan, sistem informasi yang dibutuhkan,model dan langkah pengambilan keputusan .Adapun kegiatan manajemen dikategorikan sebagai berikut:
1.Proses evaluasi lingkungan luar organisasi
Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas harus pandai mengevaluasinya, harus dapat bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan yang diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan. Waktu dan hubungan manusia merupakan elemen yang amat penting dalam proses pembuatan keputusan. Menghubungkan keadaan masa kini dengan tindakan yang akan diambil organisasi ke dalam masa depan. Pengambilan keputusan juga menggunakan masa lalu. Tujuan untuk masa depan sebagian didasarkan pada pengalaman masa lalu. Seorang manajer tidak akan membuat keputusan terpisah. Keputusan yang diambil harus baik di dalam dan diluar organisasi, karena keputusan yang diambil juga tidak hanya mempengaruhi untuk bisnis tetapi juga berkaitan dengan reputasi dan kehormatan.
2.Penetapan tujuan
Apa yg igin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dalam waktu lima tahun menjadi penjual terbesar di dalam industri dengan menguasai 60% pasar.
3.Penentuan strategi
Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumber-sumber daya dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih .
BAB II
Pembahasan
2.1. Sistem informasi dalam manajemen
Sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien adalah pengendalian manajemen. Ini merupakan tingkatan taktik, yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka pendek kurang lebih dalam kurun waktu satu tahun. Proses pengendalian manajemen terdiri dari pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis. Pengendalian operasi merupakan sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen. Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.
Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yang berguna dalam menentukan tindakan yang diambil. Sistem informasi menyediakan tiga macam tipe informasi yaitu:
Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information): informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
Informasi pengarahan perhatian (attention directing information): membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang Iterjadi.
Informasi pemecahan masalah (Problem Solving information): informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya.
Problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas. Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda-beda, dibutuhkan informasi yang berbeda-beda pula, hal ini yang disebut karakteristik informasi. Karakteristik informasi ini antara lain :
Kepadatan Informasi: untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci (detail) dan kurang padat, karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring (terfilter), lebih ringkas dan padat.
Luas Informasi: untuk manjemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik ini yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yg luas.
Frekuensi informasi: untuk manajemen tingkat bawah frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. Manajemen tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), karena manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas.
Waktu Informasi: untuk manajemen tingkat bawah informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis, karena digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu informasi lebih ke masa depan berupa informasi prediksi karena digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yang menyangkut nilai masa depan.
Akses Informasi: manajemen level bawah membutuhkan informasi yang periodenya berulang-ulang, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses informasi tidak dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk level lebih tinggi, periode inforamsai yg dibutuhkan tidak jelas, sehingga manajer-manajer tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil informasi kapan saja mereka membutuhkan.
Sumber Informasi: karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian internal perusahaan, maka manajer-manajer tingkat bawah lebih membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, sehingga membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal perusahaan.
Masalah yang berbeda membutuhkan tipe pembuatan keputusan yang berbeda pula. Pengambilan keputusan merupakan proses identifikasi permasalahan dan peluang, kemudian menyelesaikannya. Keputusan manajemen umumnya dibagi dalam dua kategori:
Keputusan terprogram meliputi situasi yang timbul cukup sering untuk membuat aturan pengambilan keputusan dikembangkan dan diaplikasikan di masa depan.keputusan terprogram dibuat sebagai respon terhadap permasalahan yang timbul di organisasi. Sebagai contoh: keputusan memesan kembali kertas dan perlengkapan kantor lainnya saat persediaan menurun merupakan keputusan terprogram.
Keputusan tidak terprogram diambil sebagai respon dari situasi yang unik, tidak terjelaskan dengan baik dan sebagian besar tidak terstruktur, dan memiliki konsekuensi penting bagi organisasi. Banyak keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya tinggi dan keputusan bersifat kompleks. Contohnya adalah keputusan untuk membangun pabrik baru, mengembangkan produk atau layanan baru.
Perbedaan utama antara keputusan terprogram dan tidak terprogram berkaitan dengan tingkat kepastian dan ketidakpastian yang dihadapi manajer dalam mengambil keputusan. Kepastian berarti seluruh informasi yang dibutuhkan pengambil keputusan tersedia. Manajer mempunyai informasi dalam kondisi operasi, biaya atau batasan sumber daya.
2.2. Model Pengambilan Keputusan
Pendekatan yang digunakan manajer untuk mengambil keputusan dibagi dalam tiga jenis yaitu model klasik, administratif, dan politis. Model klasik dari pengambilan keputusan didasarakan pada asumsi ekonomi. Model ini timbul pada literatur manajemen karena manajer diharapkan untuk mengambil keputusan yang rasional secara ekonomis dan kepentingan ekonomi terbaik organisasi. Model klasik dari pengambilan keputusan dipertimbangkan sebagai hal normatif yang berarti model ini mendefinisikan bagaimana pengambil keputusan sebaiknya membuat keputusan.
Model administratif dari pengambilan keputusan menggambarkan bagaimana manajer sesungguhnya membuat keputusan di situasi yang sulit, seperti yang dikarakteristikkan oleh keputusan tidak terprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas, Banyak keputusan manajemen tidak cukup terprogram untuk membantu mereka dalam kuantifikasi dalam bentuk apapun. manajer tidak mampu membuat keputusan ekonomi yang rasional bahkan jika mereka menginginkannya.
Model administratif dari pengambilan keputusan didasarkan oleh teori Herbert A. Simon mengusulkan dua konsep yang instrumental dalam pembentukan model administratif: rasionalitas terbatas dan pemenuhan/memadai.
Model administratif dianggap sebagai deskriptif berarti bahwa model ini menjelaskan bagaimana manajer sesungguhnya mengambil keputusan dalam situasi yang kompleks dibandingkan dengan mendikte bagaimana mereka seharusnya mengambil keputusan menurut kondisi ideal dan teoritis.
Aspek lain dari pengambilan keputuusan administratif adalah intuisi. Intuisi melambangkan penggambaran singkat dari situasi sebuah keputusan berdasarkan pengalaman masa lalu namun tanpa pikiran yang sadar. Pengambilan keputusan intuitif bukannya berubah-ubah atau tidak masuk akal, karena didasarkan pada praktik bertahun-tahun dan pengalaman langsung yang membuat manajer dapat dengan cepat mengidentifikasi solusi tanpa harus melalui perhitungan yang melelahkan.
Model politis dari pengambilan keputusan berguna dalam pembuatan keputusan tidak terprogram ketika kondisi tidak pasti, informasi terbatas, dan terdapat ketidaksepakatan antara manajer tentang tujuan mana yang harus dicapai atau arah tindakan apa yang harus diambil. Manajer sering terlibat dalam pembentukan koalisi untuk membuat keputusan organisasi yang kompleks. Koalisi merupakan pembentukan aliansi informal diantara manajer yang memiliki tujuan tertentu. Tanpa koalisi, individu atau kelompok yang kuat dapat mengganggu proses pengambilan keputusan. Koalisi memberi sejumlah manajer kesempatan untuk berkontribusi pada pengambilan keputusan, meningkatkan komitmen mereka pada alternatif yang akhirnya akan digunakan.
2.3. Masalah dan Peluang Menemukan
Pembuatan keputusan berhubungan dengan masalah. Suatu masalah muncul kalau keadaan sebenarnya berbeda dari keadaan yang diinginkan. Dalam banyak hal, suatu masalah mungkin adalah peluang yang tersembunyi. Masalah yang dikeluhkan pelanggan mengenai lambatnya penyerahan barang pesanan, misalnya, dapat juga dilihat sebagai suatu kesempatan untuk mendesain ulang proses produksi dan pelayanan kepada pelanggan. Karena manajer menghadapi banyak masalah dan kesempatan. William Pounds mengatakan bahwa proses menemukan masalah sering kali informal dan intuitif. Empat macam situasi biasanya memberi peringatan kepada manajer tentang kemungkinan adanya masalah yaitu:
Deviasi dari pengalaman masa lalu berarti pola prestasi sebelumnya dalam organisasi terlampaui. Penjualan tahun ini jatuh di bawah tahun lalu; biaya tiba tiba naik; jumlah karyawan yang keluar naik. Peristiwa seperti ini memberikan sinyal kepada manajer bahwa ada masalh yang telah berkembang.
Deviasi dari rencana yang ditetapkan berarti proyeksi atau harapan manajer tidak terpenuhi. Tingkat laba lebih rendah daripada yang diantisipasi; anggaran dari sebuah departemen kurang; sebuah proyek tidak sesuai dengan jadwal. Peristiwa seperti itu memberi tahu manajer bahwa ada yang harus dilakukan untuk mengembalikan rencana ke jalur semula.
Orang lain sering kali memberi tahu masalah kepada manajer. Pelanggan mengeluh mengenai keterlambatan penyerahan barang; manajer dari tingkat yang lebih tinggi menentukan standar prestasi yang baru untuk departemen manajer bersangkutan; karyawan mengundurkan diri. Banyak keputusan yang sehari-hari dibuat oleh manajer menyangkut masalah yang disebabkan oleh orang lain.
Prestasi pesaing dapat juga menciptakan situasi pemecahan masalah. Kalau perusahaan lain mengembangkan proses baru atau ada perbaikan dalam prosedur pengoperasian, manajer mungkin harus mengevaluasi ulang proses atau prosedur dalam organisasinya.
Para manajer yang waspada sering kali menyadari ada masalah cukup dini. Suatu penelitian oleh Marjorie A. Lyles dan Ian I. Mitroff memasukkan data sejarah kasus manajer tingkat tinggi dari organisasi besar. Delapan puluh persen dari para manajer ini berkata mereka telah menyadari adanya masalah besar sebelum masalah itu muncul dalam laporan keuangan atau dalam bentuk indikator formal yang lain dan bahkan sebelum masalah itu dilaporkan kepada mereka oleh orang lain. “komunikasi informal dan intuisi” menjadi sumber informasi mereka. Menemukan masalah tidak selalu langsung. Sara Kiesler dan Lee Sproull menunjukkan beberapa kesalahan paling umum yang dibuat manajer dalam merasakan masalah. Mereka menguraikan tiga kategori umum mengenai jebakan yang sering dijumpai ioleh manajer: peristiwa yang berkaitan dengan asosiasi yang salah, peristiwa yang berkaitan dengan harapan yang keliru, serta persepsi diri yang keliru dan citra sosial.
Kesempatan yang dilewatkan dapat menciptakan masalah bagi organisasi, dan kesempatan sering kali ditemukan sementara mendalami masalah. David B. Gleicher mendifinisikan suatu masalah sebagai sesuatu yang membahayakan kemampuan organisasi untuk mencaai tujuannya, dan suatu kesempatan adalah sesuatu yang menawarkan tantangan untuk mencapai tujuan. Metode menanyakan dialektik kadang-kadang disebut juga metode yang didukung setan, bermanfaat dalam memecahkan masalah dan menemukan kesempatan.
2.4. Langkah Pengambilan Keputusan
Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan yaitu:
Intelligence adalah pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.
Design adalah tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif-alternatif pemecahan masalah.
Choice adalah tahap memilih dari solusi dari alternatif-alternatif yg disediakan.
Implementation adalah tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.
Ada beberapa langkah dalam proses pengambilan keputusan antara lain; Pengenalan persyaratan keputusan; diagnosa dan analisis penyebab; pengembangan alternatif; pemilihan alternatif yang diinginkan: implementasi alternatif yang dipilih; evaluasi dan umpan balik. Dalam pengambilan keputusan harus memperhatikan beberapa hal yaitu:
Menetapkan prioritas.
Apakah masalah tersebut mudah ditangani?
Apakah masalah itu akan selesai dengan sendirinya kalau dibiarkan?
Apakah ini keputusan yang akan saya buat?
Dalam membuat keputusan, semua manajer harus memberi bobot pada alternatif, banyak diantaranya yang menyangkut peristiwa pada masa depan yang sulit diramalkan. Situasi pembuat keputusan sering kali dikategorikan dalam suatu kesatuan yang berkisar dari kepastian, risiko sampai pada ketidakpastian. Kepastian adalah kondisi dimana kita mengetahui tujuan kita dan mempunyai informasi yang akurat, dapat diukur dan diandalkan mengenai hasil dari setiap alternatif yang kita pertimbangkan.
Dalam pengambilan keputusan juga tidak lepas dari Risiko. Risiko terjadi kalau kita tidak dapat memperkirakan hasil alternatif dengan kepastian, tetapi kita mempunyai cukup informasi untuk memperkirakan probabilitas hasilnya akan mengarah pada keadaan yang diinginkan. Ketidakpastian adalah kondisi dimana hanya sedikit yang diketahui mengenai alternatif atau hasilnya. Manajer memberi bobot pilihan yang tersedia dan menghitung tingkat risiko optimal disebut menggunakan model rasional pembuatan keputusan. Model ini amat berguna dalam membuat keputusan tidak terprogram. Konsep ini membantu manajer melangkah lebih jauh, asumsi bahwa sudah ada penyelesaian yang jelas dan hanya menunggu untuk ditemukan.
Adapun proses mendasar dari pembuatan keputusan rasional menyangkut empat tahap yaitu pengamatan situasi; kembangkan alternatif; mengevaluasi alternatif dan memilih yang terbaik; implementasikan keputusan dan monitor hasil.
DAFTAR PUSTAKA
1. Stoner, James A F, Freeman, E edward dan Gilbert Jr, Daniel R. Manajemen Jilid I edisi indonesia. Jakarta: PT Indeks, Gramedia grup, 1996
2. Daft, Richard L. Manajemen Edisi 6. Jakarta: Salemba Empat, 2007
3. Tisnawatie, Ernie dan Saeful, Kurniawan, Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana, 2008
Tidak ada komentar:
Posting Komentar